Gmail For Business, mai così configurabile

Di - 5 October 2012 - in

Google ha sempre creato prodotti e servizi con un grande livello di innovazione, soprattutto per gli utenti che li adoperano tutti i giorni. Nuove feature, aggiornamenti costanti e miglioramenti continui non sono fattori chiave solo per il mondo consumer ma anche e soprattutto per i clienti enterprise: funzionalità fresche vengono rilasciate anche agli amministratori dei sistemi Apps, senza alcuna necessità di interventi attivi, di modifiche sulle loro istanze o di aspettare “release” e future versioni del software.

Molto frequentemente le opzioni rilasciate coinvolgono le applicazioni che hanno avuto una genesi più recente, come Drive, Google+ o Hangout.

La novità di oggi è invece inerente al servizio per eccellenza delle Google Apps: Gmail.

Cosa può essere cambiato in un servizio così famoso e longevo?

Le possibilità di gestione centralizzata sono aumentate in maniera assai importante concedendo agli admin un controllo capillare e su base utente delle configurazioni di posta: tante impostazioni prima erano infatti settabili solo a livello di dominio, rendendo più difficoltosa la direzione di vaste organizzazioni, soprattutto se si rendeva necessario abilitare per un ristretto numero di utenti funzionalità specifiche.

Alcuni esempi di quanto appena affermato sono l’abilitazione dei protocolli IMAP e POP, l’accesso offline, il forwarding e molto, molto altro.

Uno screenshot delle nuove feature

Quali sono i vantaggi di questo approccio e perché Google ha implementato solo di recente tali caratteristiche?

Come abbiamo detto, a grandi linee, il principale benefit delle nuove opzioni è rappresentato dalla segmentazione delle feature su gruppi di utenti.
Sicurezza e flessibilità fanno un passo in avanti: IMAP e POP, solo per fare un esempio, possono essere usati per client e applicativi custom ma potrebbero esporre dati aziendali sensibili all’esterno ed in maniera poco controllata. Da pochi giorni è possibile attivare solo a richiesta ed in modo più ristretto questi protocolli.

Le novità non comprendono solo funzionalità “sistemistiche” ma aumentano anche la comodità nell’impostazione di aspetti più “estetici“: è sempre stato possibile impostare account per account un footer; oggi si può intervenire direttamente a livello amministrativo e gestire comunque i disclaimer specifici delle varie divisioni o uffici.

Google ha iniziato molto tempo fa il rollout del supporto “ad unità” dei suoi servizi in Dashboard, iniziando da altre App che, proprio per la loro natura più innovativa, necessitavano fin dal principio di un controllo capillare. Gmail non ha subito ricevuto un simile trattamento sia per via della sua complessità, sia per la sua trasversalità.

Un altro fattore da considerare è che queste opzioni sono da intendere come utility di gestione, (come nel caso della firma non aggiungono nuove feature ma rendono disponibili metodi alternativi e di management più rapido), e si applicano su un servizio comune alla totalità della popolazione aziendale: poiché la mail viene utilizzata a tutti i livelli, una differenziazione netta delle feautre per sotto-gruppi di utenti non era percepita come urgente se paragonata a quelle di altre App.

Management dei Labs: funzionalità sperimentali per gli utenti

Un altro cambiamento che ha investito la dashboard di amministrazione coinvolge i Labs di Gmail. Ricordiamo che le funzionalità offerte dai Labs sono “sperimentali”, create direttamente dagli ingegneri Google che implementano e migliorano opzioni aggiuntive.
Tali strumenti non sono “garantiti”, possono essere cambiati, sospesi o disattivati da Google in ogni momento e, qualora dovessero sollevare anomalie o problemi, è sempre possibile accedere alla posta elettronica disattivandoli tramite un apposito parametro nell’url.

Ogni feature può essere “promossa” ad ufficiale se si dimostra apprezzata o utile ma, di default, questi tool sono spenti proprio in virtù del loro status “beta”.

I gestori della piattaforma possono ora agire singolarmente per attivare, permettere o negare  in remoto la fruizione degli script. Ciò consente di “immergere” ed aumentare con moderazione l’esperienza degli utenti finali in modo controllato e raffinato.

Tutte queste modifiche si inseriscono nel grande progetto di rinnovamento dei controlli centralizzati della piattaforma Apps, volto a migliorare le esperienze di utilizzo tanto dei consumatori finali quanto dei tecnici di sistema.

Via | Google Apps Updates Blog | Official Google Enterprise Blog

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Andrea Testa Articolo scritto da

Laureato in Comunicazione Digitale, curioso ed affascinato dall'informatica, specialista Google Apps. Sviluppatore software, ama tutto ciò che si manifesta sotto forma di intelligenza, tecnica ed innovazione, come il web e l'open source.

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