Google Apps: condivisione dei contatti ancora più efficiente

Di - 1 June 2012 - in
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Gli utenti dei domini Google Apps che sono stati configurati, dai propri amministratori, in modalità rapid release hanno potuto beneficiare della delega dei contatti e della scelta dei contenuti visualizzati nella GAL (Global Address List) già a partire dal passato 26 Aprile, mentre tutti gli altri account, seguendo la politica di rilascio di Google, hanno ricevuto queste nuove caratteristiche solo lo scorso 29 Maggio.

La delega dei contatti è un’importante feature che consente a qualunque utente di un dominio Google Apps di “mostrare” la propria rubrica personale ad una o più caselle delegate, quindi senza dover rivelare la propria password, a patto che siano tutte facenti parte della stessa organizzazione.

Le voci degli indirizzi ereditano le medesime modalità di condivisione presenti in Drive, Sites e Video, con alcune piccole differenze: di default (e si tratta di un aspetto non ancora modificabile)  il gruppo dei contatti personali è “privato” per ogni account di posta e si richiede di indicare esplicitamente le regole di accesso a chiunque voglia permettere ai propri colleghi di visualizzare e modificare l’elenco di informazioni e numeri telefonici personali.

Il grande vantaggio introdotto da questo nuovo strumento è la possibilità di restringere l’accesso delegato ai soli contatti, mentre in precedenza era necessario consentire l’utilizzo dell’intera mail box.

La nuova funzionalità è disponibile direttamente all’interno del contact manager di Gmail, nella voce di menù Altro.

Purtroppo per il momento solo il gruppo dei contatti personali può essere soggetto al meccanismo di condivisione, ma siamo certi che presto questa caratteristica sarà esportata a tutte le raccolte custom definite dagli utenti stessi.

Un altro aspetto di recente introduzione coinvolge esclusivamente lo spazio chiamato Directory, cioè la GAL, Global Address List di un’istanza Google Apps.
La Directory è un gruppo disponibile nel contact manager di ogni utente Apps in cui confluisce automaticamente tutta la lista delle caselle, intese come indirizzi email, presenti nel dominio stesso al fine di creare un elenco di tutti i colleghi e del team di lavoro.
Ovviamente, in maniera centralizzata, è possibile disabilitare manualmente la comparsa di ogni singola persona in questo gruppo (utile soprattutto per “nascondere” recapiti sensibili o dirigenziali).
Prima di questa release lo spazio chiamato Directory poteva riempirsi dei soli indirizzi di posta dell’account Google Apps, mentre oggi l’amministratore ha la facoltà di scegliere se mostrare anche o solamente le voci dei contatti condivisi.

Le nuove opzioni disponibili nella dashboard amministrativa

I contatti condivisi sono indirizzi esterni al proprio domain che, per necessità specifiche, devono essere raggiungibili, fruibili e disponibili in autocompletamento a tutte le caselle email interne. Questi elementi non sono ancora direttamente amministrabili dall’interfaccia grafica di Google Apps ma possono essere gestiti tramite API o con il tool Google Apps Directory Sync.

Grazie a queste nuove caratteristiche la condivisibilità e l’utilizzo delle rubriche di contatti in Google Apps sono ancora più semplici, funzionali e completi.

Via | Official Google Enterprise Blog

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Andrea Testa Articolo scritto da

Laureato in Comunicazione Digitale, curioso ed affascinato dall'informatica, specialista Google Apps. Sviluppatore software, ama tutto ciò che si manifesta sotto forma di intelligenza, tecnica ed innovazione, come il web e l'open source.

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