Google Apps II: introduzione al cambiamento

Di - 12 June 2012 - in

“Nulla si crea, nulla si distrugge, tutto si trasforma.”
Antoine-Laurent de Lavoisier

In questo secondo episodio voglio affrontare il tema più importante nell’adozione aziendale o, in maniera più generale, da parte di una organizzazione, delle Google Apps: il cambiamento.
All’interno di un progetto Apps la componenete di change management (gestione del cambiamento) è, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, una parte fondamentale quasi quanto il deployment tecnico, arrivando ad occupare circa il 30% del tempo e delle risorse dedicate all’intero piano di lavoro.

Perchè è fondamentale gestire il cambiamento?

Diventa essenziale, per qualsiasi ente, effettuare il passaggio a Google Apps nel modo più rapido possibile per evitare rischi di cali di produttività ed interruzioni di attività. All’interno di un’azienda non esiste solo il reparto IT: spesso il core business e le persone che, di fatto, costituiscono il nucleo organizzativo ed economico, non hanno una formazione di carattere informatico.
Cambiare bene significa il più delle volte aumentare l’utilizzo e la competenza delle Google Apps da parte del core business, riducendo la naturale resistenza al cambiamento che è intrinseca in ognuno di noi.
Ne consegue che, se per la componente IT dell’impresa l’adozione della nuova piattaforma è equivalente ad un nuovo scenario architetturale…


… per la maggior parte degli altri utenti la nuova soluzione coincide spesso con un approccio diverso a compiti che erano già abituati a svolgere in altri modi.

Pianificazione e tempistiche

Prima di descrivere l’integrazione ultima di Google Apps e il loro utilizzo da parte degli utenti finali, vorrei concentrarmi sulle fasi decisionali di ogni progetto, passaggi che solitamente non coinvolgono direttamente ogni impiegato o lavoratore, ma che hanno come protagonisti il reparto IT e la componente amministrativa-manageriale dell’azienda.
Come ogni altro lavoro, anche l’introduzione della piattaforma di Google va calcolata attentamente: anche se Apps è una soluzione cloud e quindi “pronta all’uso”, è sempre necessario interfacciarsi con i precedenti sistemi, operazione che non può essere improvvisata.

Il calendario seguito nella maggior parte dei casi si articola in una strategia di implementazione (1), seguita dalla selezione dei partner Google (2) che agevolano, con i loro servizi e competenze, l’adozione dei nuovi strumenti.
In linea di massima queste due fasi sono svolte internamente dalle aziende e dalle organizzazioni. Segue poi (3) la progettazione ad alto livello, un elemento molto importante per decidere le tempistiche generali del go-live, e, punto 4, la review del Partner SOW (state of work) cioè del “contratto”, dell’offerta che viene stipulata con i partner: ogni deployment viene generalmente seguito da una società collaboratrice e non, come si potrebbe pensare, da Google stessa poichè questo andrebbe contro la sua politica interna di focalizzazione esclusiva sui prodotti.
L’ultimo step è il kickoff, portato avanti dai tecnici specialisti partner Google con lo staff IT aziendale e, solitamente, con il Project Manager interno responsabile del lavoro.

I risultati di questo processo coincidono e portano a maturazione l’istituzione di 3 macro aspetti funzionali:

  1. Project Management: il cui scopo è identificare risorse interne ed esterne (di solito incentrate nel partner Google), decidere il piano di massima sia da punto di vista comunicativo che tecnico.
  2. Technical Configuration: in cui si definiscono gli aspetti architetturali e gli strumenti che permetteranno di proseguire con il deployment; si schematizzano le rotte ed i flussi di contenuti, si identifica cosa mantenere e cosa invece eliminare nell’adozione della nuova piattaforma.
  3. Change Management: si sceglie, sulla base della organizzazione e dalla tassonomia aziendale, quale strategia approntare per il cambiamento.

Il punto di vista degli utenti

Ogni progetto si articola in 3 fasi, denominate rispettivamente Core IT Adoption, Early Adopters e Global Go-Live. Poichè questi passaggi sono strettamente legati al tipo di deployment seguito, dedicherò loro un dettaglio maggiore in seguito. Quello che è interessante notare è che ognuna di queste tempistiche coincide con una precisa attività di change management: Readiness, Communication e Training.

 

Gli utenti finali delle Google Apps possono contare su un grande numero di risorse didattiche,  readiness, (molte delle quali scritte in forma di tips & tricks per aumentare “in concreto” il grado di confidenza con la soluzione), fornite da Google stessa ma anche dai partner che si occupano di organizzare servizi di formazione specifici, training, a tutti i livelli (da corsi amministrativi per IT a quelli per gli utenti “VIP”). Non può mancare inoltre la comunicazione interna da parte dell’azienda che informa i lavoratori del passaggio alla soluzione cloud.

In conclusione, pianificare e dare la giusta attenzione al piano di change managment è fondamentale per diversi motivi: aumentare la soddisfazione e la produttività degli utenti (strumenti migliori ci consentono di lavorare meglio, lavorare meglio ci fa perdere meno tempo e diminuisce il nostro stress), “giustificare” il passaggio alla piattaforma Google, tracciare e controllare centralmente l’avanzamento dei lavori.
Possiamo garantire che un corretto approccio al cambiamento e le giuste indicazioni all’interno del piano di lavoro facciano raggiungere in breve tempo, e per ogni fruitore dei nuovi tool, i seguenti livelli di “Emotional Response“.

 

 

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Andrea Testa Articolo scritto da

Laureato in Comunicazione Digitale, curioso ed affascinato dall'informatica, specialista Google Apps. Sviluppatore software, ama tutto ciò che si manifesta sotto forma di intelligenza, tecnica ed innovazione, come il web e l'open source.

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