Google Apps: redesign di Google Groups

Di - 22 May 2012 - in

Google Groups è uno strumento di discussione online che consente di leggere, partecipare e raccogliere in un unico contenitore i thread ed i post inerenti agli argomenti che più ci interessano. Questo tool ha un ruolo molto importante anche nell’ecosistema della suite Google Apps ma molto spesso gode di poca visibilità da parte degli stessi utenti for business o for education  della piattaforma.

Attivo di default per ogni dominio, ha subito da poco, come la versione pubblica del servizio in precedenza, un importante restyling grafico che gli consente di assolvere in modo ancora più efficiente ai differenti compiti cui è destinato.

All’interno della suite  Google Apps, Groups viene il più delle volte impiegato per la definizione di liste di distribuzione: l’amministratore di un dominio crea ed organizza le mailing list in modo che qualunque messaggio inviato ad esse sia inoltrato ai membri appartenenti.

Le policy di accesso/scrittura, come anche l’inserimento degli utenti nelle liste, sono definite sempre dall’admin in modo centralizzato.

In questa modalità di utilizzo Google Groups consente di svolgere sia i “classici” compiti di messaggistica quanto quelli di condivisione: possiamo concedere l’accesso di  documenti e cartelle in maniera veloce usando l’indirizzo di un gruppo senza doverne esplicitare tutti i suoi partecipanti. Come per le caselle di posta, anche i gruppi compaiono in auto-complete all’interno del dominio Google Apps.

Google Groups vs Google Groups For Business

Sempre nella piattaforma Apps, Google Groups può essere “esteso” gratuitamente (per account For Business e For Educational) alla versione “For Business”.
L’amministratore può eseguire lo switch direttamente dalla dashboard di sistema, in qualsiasi momento e senza rischio di compromettere l’esistenza o le funzionalità di gruppi precedenti.

Google Groups For Business conserva le funzioni precedentemente esposte ma introduce alcune feature che incentivano la sezione collaborativa del servizio: si passa da uno strumento pensato come mailing list, ad uno costruito come forum, rendendo lo schema di utilizzo del prodotto più vicino alla sua controparte pubblica.

Il gruppo non è più un alias, un indirizzo con cui ricevere posta da inoltrare a più persone, bensì assume la forma di uno spazio virtuale in cui consultare i precedenti messaggi provenienti da membri o collaboratori esterni.

Ogni intervento si configura come post inerente ad un argomento pubblicato su di una bacheca. L’accesso può essere libero o soggetto a specifiche restrizioni definite dall’amministratore del domino oppure, importante differenza, da altri utenti eletti al ruolo di moderatori.

La diversità sostanziale di Google Groups for Business rispetto alla modalità classica è in gran parte connessa all’auto-gestione del servizio da parte dei suoi membri: il gruppo (ma forse sarebbe più corretto chiamarlo forum) è un ecosistema dinamico e soggetto a cambiamenti più repentini rispetto ad una lista di distribuzione. Ogni  messaggio inoltre viene salvato di default  all’interno del thread che diviene luogo principale della consultazione e della collaborazione del team.

La nuova veste grafica

Come tutti gli altri prodotti Google anche Groups ed in particolare la versione For Business ha ricevuto un re-design di tutte le sue parti.
L’impatto visivo appare più leggero e snello: linee semplici e razionali, un layout completamente html5 ready e adatto ad essere fruito da device mobili come tablet e smartphone e, come novità più interessante, un generale ridimensionamento delle opzioni esposte contemporaneamente su di una singola pagina per tutta la sezione di management.

Google ha posto particolare attenzione su questo aspetto perchè lo strumento è ora pensato per gli utenti finali e non per gli amministratori del sistema Apps: il nuovo front end grafico non migliora tanto la bacheca quanto i controlli, assenti nella versione pubblica del servizio, che gli utenti del dominio ed i moderatori utilizzano per gestire il gruppo.

L’interfaccia di moderazione del nuovo Google Groups for Business

Il risultato desiderato è stato sicuramente raggiunto, come potete vedere dai seguenti screenshot:

La vista che ci permette di modificare le impostazioni di base è molto sobria e non affatica l’utente. Anche le feature avanzate hanno beneficiato di questi interventi grafici, risultando ora più compatte e leggibili:

Siamo molto lontani dalla caotica interfaccia precedente:

L’interfaccia utente

La bacheca vera e propria è ora allineata con la versione pubblica del tool: abbiamo un menù contestuale di navigazione sulla sinistra dello schermo e le maggiori funzionalità esposte nella barra degli strumenti in testa alla pagina. La quasi totalità dello spazio viene riempito con gli argomenti ed i relativi post.

 

 

Il bilancio finale di tutti questi interventi grafici sfocia sicuramente in una migliore funzionalità ed usabilità di Google Groups da parte di tutti gli utenti della piattaforma Google Apps.

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Andrea Testa Articolo scritto da

Laureato in Comunicazione Digitale, curioso ed affascinato dall’informatica, specialista Google Apps. Sviluppatore software, ama tutto ciò che si manifesta sotto forma di intelligenza, tecnica ed innovazione, come il web e l’open source.

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