Google I/O: ottime news per la suite Apps

Di - 3 July 2012 - in

Appena terminato l’I/O, evento must per tutto l’ecosistema Google, si passa alla conta delle nuove feature. Anche quest’anno le aspettative non sono state deluse: tra novità e rilasci, adottando una strategia aggressiva ma non estetica, Big G interviene con modifiche e caratteristiche di sostanza ed anche Google Apps è inserita nella roadmap.

Next generation dashboard e feature release

Forse non tutti sanno che l’admin di un dominio Google Apps può scegliere come e quando rendere visibile ai propri utenti le novità Google. Questa caratteristica è spesso, purtroppo, ignorata dagli stessi amministratori con conseguenze negative per l’esperienza utenti in generale.

Google di default lascia le istanze apps nella modalità standard. Questo significa che, ogni qualvolta una nuova caratteristica viene resa disponibile, sarà ricevuta sul dominio fino a due – tre settimane dopo rispetto a chi ha impostato il rilascio rapido. In aggiunta, anche il tempo di rollout è ben definito: sempre di Martedi orario PST.

Questo significa che un admin, che voglia permettere automaticamente l’utilizzo di nuove funzionalità (è anche possibile disabilitare questo meccanismo), iscrivendosi ai feed RSS ufficiali per apprendere le ultime news avrà tempo diversi giorni per documentarsi sui rilasci e per preparare un’efficace comunicazione diretta agli utenti.

Anche la dashboard di controllo amministrativo è soggetta, in parte, alla stessa politica di rilascio: lasciandola in next generation le nuove caratteristiche di controllo saranno visibili il prima possibile ed in anteprima, ad esempio le nuove policy per Calendar.

Nuove policy per Calendar

I calendari sono risorse preziose per la sincronizzazione dei task, degli eventi e per il lavoro in generale. Ogni account Google può disporre di un numero indefinito di calendari ognuno dei quali può essere condiviso con altre persone.
La novità di oggi riguarda i permessi di sharing. Ogni utente può infatti modificare le ACL delle proprie agende a patto di rispettare quanto definito centralmente sulla piattaforma.

L’obiettivo non è quello di evitare che persone esterne intervengano su appuntamenti o annotazioni riservate, quanto piuttosto limitare e controllare le possibilità degli utenti per evitare comportamenti spiacevoli o errori.

Google ora permette di distinguere i calendari primari da quelli secondari, quindi l’admin può decidere, ad esempio, di porre come limite massimo la condivisione in lettura dei calendari nominativi degli account e invece di permettere anche la modifica per gli altri.

Se il nostro team è composto da più persone di diverse aziende possiamo creare un calendario di progetto separato e condividerlo: potremo modificare gli eventi ed annotare l’avanzamento dei lavori senza rischiare di compromettere la nostra privacy.

Questa nuova feature, unita alla granularità offerta dalle organizzazioni degli account, rende massimo e personalizzabile il controllo enterprise delle risorse di calendario.

Google Docs, editing offline dei documenti

La seconda novità di cui vorrei parlare è la possibilità, davvero importante, di poter modificare i propri documenti Google anche offline.
Facciamo un po’ di chiarezza in merito alle modalità e alle opzioni che abbiamo.
Google Docs è diventato Google Drive ma, anche al’interno della documentazione ufficiale Google, Docs non è sparito, semplicemente è cambiata l’accezione del termine.

Drive è il nostro spazio nella nuvola ed è il nome con cui chiamiamo la web app per accedere a tale storage. Abbiamo a disposizione un client nativo per Windows, Mac, Android e – altra novità – iOs (quindi iPhone, iPad e iPod Touch) per sincronizzare hard disk locale e remoto.
All’interno di questo sistema possono essere caricati files di qualsiasi tipo mediante client o interfaccia web; tutti i documenti che invece vengono creati nell’app Drive nel formato Google assumono ancora il nome di Docs.
Come ben saprete, i Docs comprendono editor di testo, fogli elettronici, presentazioni, moduli e disegni vettoriali.

Alcune domande tipiche rispetto a questi due prodotti sono:

  1. Installando il client di Google Drive posso lavorare anche offline?
  2. Che browser devo utilizzare per accedere a Google Drive?
  3. Che impatto ha il nuovo servizio con il Plug in per Microsoft Office Google Cloud Connect?

La risposta alla prima domanda è legata al file su cui si deve lavorare: nella cartella sincronizzata con il proprio account sono infatti sempre presenti e modificabili anche offline tutti i file non Google Docs. Un pdf, un file di Photoshop o Autocad sincronizzato con il software di Drive sarà sempre disponibile sul nostro disco fisso. Ritornata la connessione il programma si occuperà di aggiornare la copia cloud della risorsa trasmettendo le nostre modifiche a tutte le persone con cui lo abbiamo condiviso.

L’applicazione di Google Drive da sola non permette la consultazione e la modifica offline dei documenti in formato nativo Google poiché ne sincronizza solo un link, mai l’intero documento. I motivi di questo comportamento sono connessi al fatto che sebbene Google ci permetta di creare infiniti elementi nel suo formato purtroppo però le risorse (come lo storage ad esempio) sui nostri device non sono altrettanto illimitate.

Come fare quindi per modificare o solo fruire dei nostri Docs quando non abbiamo accesso ad Internet? Questa risposta ci riporta alla domanda numero due: Google Drive è infatti consultabile con qualsiasi browser moderno online, tuttavia per vedere offline ed anche editare i documenti Google, è necessario utilizzare Chrome oppure l’ultima versione di Chrome OS.

Questa necessità deriva dal fatto che, per rendere possibile lavorare senza connettività, è obbligatorio sincronizzare in locale i dati del nostro account. Chrome utilizza una tecnologia chiamata “pagine in background” per svolgere silentemente e in maniera del tutto trasparente questo compito.

In piena filosofia open source Google mette a disposizione delle API per accedere a questo spazio. Non è quindi esclusa l’ipotesi che nascano, magari per altri browser come Firefox o Opera, plug-in dedicati.

Un altro plus è rappresentato dall’interfaccia web di Drive che si arricchisce di una nuova vista sui file sincronizzati localmente all’interno di Chrome: in questo modo avremo sempre sotto controllo i file raggiungibili anche quando non abbiamo accesso ad Internet.

Il menù web di Google Drive in cui amministrare la sincronizzazione offline

L’ultimo quesito invece mette in relazione Drive con il plug-in Cloud Connect: gli utenti di questo strumento possono lavorare esattamente come prima, la nuova app non cambia nulla in questo ambito: i file creati con Microsoft Office saranno memorizzati sull’hard disk, accessibili anche senza connessione, e condivisi come in precedenza.

Per quanto possiamo dirci soddisfatti della soluzione cloud è innegabile che per guasti o per altre necessità le probabilità di restare a corto di rete non siano così remote. Il notevole passo in avanti in questo senso ha migliorato, e non di poco, la suite Google Apps.

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Andrea Testa Articolo scritto da

Laureato in Comunicazione Digitale, curioso ed affascinato dall'informatica, specialista Google Apps. Sviluppatore software, ama tutto ciò che si manifesta sotto forma di intelligenza, tecnica ed innovazione, come il web e l'open source.

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